Att göra bokslut för första gången – eller tillsammans med en ny bokförare – kan kännas både krångligt och stressigt. Den här artikeln är en praktisk checklista inför bokslutet. Den riktar sig framför allt till nya företagare, som vill veta vad som behövs till bokslut, varför materialet behövs och när det ska lämnas in.
Allmänt råd: Är du osäker på något – hör av dig till din bokförare! Det finns inga dumma frågor och det lönar sig alltid att ta reda på om man är osäker på vad som efterfrågas.
När är bokslutet aktuellt?
Bokslutet ska normalt göras senast tre-fyra månader efter räkenskapsperiodens slut. För de flesta företag med kalenderår betyder det att materialet som behövs till bokslutet ska lämnas in i januari.
Eftersom majoriteten av våra kunder på Bäck & Vilén har bokslut samtidigt är det mycket som ska göras på kort tid. Genom att lämna in materialet i tid kan du undvika onödig stress – både för dig själv och din bokförare – och säkerställa att bokslutet blir klart inom utsatt tid.
Om material saknas eller är bristfälligt hör vi av oss. Observera att:
- Det är på kundens ansvar att lämna in uppgifterna i tid
- Försenad inkomstskattedeklaration kan leda till avgifter
- Upprepade förseningar flera år i rad leder till högre avgifter (gäller Handelsregistret)
1. Material till bokföringen
Allt material som hör till det gångna räkenskapsåret ska med i bokslutet. Observera att en del fakturor hör till räkenskapsperioden även om de betalas senare. Det gäller exempelvis el-, telefon- och internetfakturor eftersom dessa faktureras i efterskott.
- Alla fakturor och kvitton
- Kostnader som faktureras i efterskott, till exempel. el, telefon och internet
- Utgifter eller inkomster som inte gått via företagets bankkonto (t.ex. kontantbetalningar) – dessa kommer vi inte åt på något annat sätt än via verifikat/kvitton som vi får av dig.
Övrigt material som vi behöver få in inför bokslutet:
- Kassasaldo per bokslutsdatum (om företaget hanterar kontanter)
- Kassan ska räknas
- Saldo, datum och vem som räknat ska dokumenteras
- Reseräkningar (dagtraktamenten, kilometerersättningar) som inte har lämnats in tidigare under året
- Bankkontoutdrag för alla företagets konton
- Glöm inte kontoutdrag för mer sällan använda bankkonton!
2. Lager
Har företaget lager måste en lagerinventering göras per sista datum för räkenskapsperioden, dvs. 31.12 för de med kalenderår.
- Avser produkter som säljs (inte inventarier som bord och stolar)
- Produkterna ska anges utan moms, till nettoinköpspris
- Inventeringen ska vara daterad och undertecknad
I vissa fall kan ett så kallat fixlager diskuteras, t.ex. i följande fall:
- Frisörer med ett ungefärligt, konstant värde på produkter i salongen
- Elmontörer med material som inte lagerförs löpande
Diskutera med din bokförare om du tror att fixlager kunde vara ett alternativ till inventering för dig.
3. Anläggningar och inventarier
Har du investerat i maskiner under året? Har alla nödvändiga papper för dessa lämnats in till bokföringen? Gäller bland annat:
- maskiner för produktion
- bilar
- dyrare kontorsmaskiner (t.ex. multifunktionsskrivare)
Viktigt: Meddela gärna bokföraren direkt (t.ex. via mejl) om du gör större investeringar under året, så att vi vet om det.
4. Leasingavtal
Har du leasingavtal? Alla leasingavtal ska lämnas in till bokföringen, gärna så snart de har undertecknats.
5. Hyresavtal
Hyresavtal – inklusive eventuella hyresansvar eller hyresgarantier – ska lämnas in.
- Hyresavtal kan innehålla ansvar på tiotusentals euro
- Detta ansvar ska redovisas i bokslutet
Kort sagt: Skriver du under ett avtal under året – skicka det till oss så fort som möjligt.
6. Värdepappersportfölj / rapport över värdepapper
Om företaget har investerat i aktier, fonder eller kryptovaluta behöver vi en rapport över innehavens värde per bokslutsdatum till bokföringen. Rapporterna fås vanligtvis från banken. Gällande kryptovaluta behöver vi få en saldorapport/portföljrapport. Rapporten kan se lite olika ut beroende på vilken plattform du handlat via.
7. Skuldebrev och lån
Alla dokument som gäller lån ska lämnas in till bokföringen, till exempel:
- Skuldebrev
- Låneavtal från banker eller andra instanser (lånets säkerheter, pantsättningar, företagsinteckningar)
- Avbetalningsplaner
8. Avräkningsrapporter från försäkringsbolag
Lagstadgade försäkringar periodiseras till bokslutet. De lagstadgade försäkringarna kan betalas antingen i förskott eller i efterskott. Alla ännu obetalda försäkringar ges in som underlag till bokslutet. Eventuell årsrapport från försäkringsbolaget ska också ges till bokföraren.
Obetalda försäkringsfakturoer/avräkningsrapporter eller justeringsfakturor behövs för följande:
- FÖPL
- ArPL
- Arbetslöshetsförsäkring
- Olycksfallsförsäkring och grupplivförsäkring
Sammanfattning – material inför bokslutet i Finland
Ju tidigare och mer komplett materialet lämnas in, desto smidigare går bokslutsprocessen. Din bokförare behöver allt material för att kunna göra bokslutet klart inom utsatt tid och så att du undviker onödiga avgifter. Tveka inte att kontakta oss om något känns oklart – vi hjälper dig hellre en gång för mycket än en gång för lite.