Kun Bäck & Vilén osti Pörtom Bokföringsbyrå -tilitoimiston kaksi vuotta sitten, siirtyi toiminta työntekijöineen ja asiakkuuksineen kokonaisuudessaan uuden omistajan alaisuuteen. Yksi mukana siirtyneistä asiakkaista oli NordWest Engineering, joka on erikoistunut infrakartoitukseen ja tarkistusmittauspalveluihin.
Merkittävin muutos, jonka siirtyminen Bäck & Vilénin asiakkaaksi toi mukanaan, oli mahdollisuus siirtyä sähköiseen kirjanpitoon. – Tämä oli kaivattu muutos, kertoo Kim Nordman, NordWest Engineeringin toimitusjohtaja ja yksi yrityksen perustajista.
– Olemme olleet Pörtom Bokföringsbyrån asiakkaita siitä lähtien, kun perustimme yrityksemme 16 vuotta sitten. Joka kuukausi olemme toimittaneet kuitit ja muut kirjanpitoaineistot toimistolle. Halusimme uuden digitaalisen ratkaisun, joka säästäisi aikaa, ja josta koko aineisto olisi helposti saatavilla yhdestä paikasta. Bäck & Vilénin tarjoama sähköinen kirjanpito Fennoassa osoittautui meille sopivaksi ratkaisuksi.
Kirjanpidon siirtäminen Fennoaan ja sen täydellinen digitalisointi aloitettiin melko pian Bäck & Vilénille siirtymisen jälkeen. Samalla NordWest Engineeringillä, joka työllistää tällä hetkellä n. 15 henkilöä, päätettiin ulkoistaa myös palkanlaskenta Bäck & Vilénille.
– Saimme hyvän käyttökoulutuksen ja siirtymä sujui mutkattomasti, Kim kertoo.
– Virheitä totta kai joskus tulee, mutta apu on aina lähellä. Kun Bäck & Viléniin ottaa yhteyttä, he tarttuvat ongelmaan ja ratkaisevat sen heti. Olemme erityisen tyytyväisiä heidän asiakaspalveluunsa sekä heidän reagointikykyynsä digitalisointiin ja Fennoaan liittyen. Jos minulla on jotain kysyttävää, he vastaavat nopeasti.
Sähköisellä kirjanpidolla monia etuja – turha työ minimiin
Kim toteaa, että myös ajansäästöön liittyvät tavoitteet on saavutettu. Aikaa kuluu nyt vähemmän hallinnollisiin tehtäviin, palkanlaskentaan ja -maksuihin sekä laskuttamiseen ja laskujen maksamiseen. Säästynyt aika vapauttaa resursseja varsinaiseen työhön.
– Yksi konkreettinen etu on se, että työntekijöiden ei enää tarvitse toimittaa minulle kuitteja, kun he ostavat jotain omilla rahoillaan. Nyt he vain ottavat kuitista kuvan, ja pystyn maksamaan heille suoraan.
Kirjanpitoaineiston kokoaminen on nykyään nopeaa. Sähköisen kirjanpidon ansiosta Kimillä on pääsy aineistoon vielä kirjanpitäjälle toimittamisen jälkeenkin, mitä hän pitää arvokkaana ominaisuutena.
– Minulla on kirjanpidostamme parempi yleiskuva, minkä lisäksi näen tulot ja menot suoraan ja reaaliajassa. Pystyn myös jäljittämään ongelmat ja ratkaisemaan ne aiemmin kuin ennen. Koska kaikki laskut tulevat Fennoaan verkkolaskuina, saamme nykyään tuskin lainkaan postia.
Yhteydenpito kirjanpitotoimiston kanssa ei ole kärsinyt siitä, että Kimillä on nykyään vain harvoin syytä vierailla Pirttikylän tai Vaasan toimistolla. – Kaikki toimii sujuvasti, ja Bäck & Viléniltä vastataan aina nopeasti, kun otamme yhteyttä. Näkee, että yrityksen työntekijät ovat innokkaita auttamaan ja olemaan asiakkaiden saatavilla.
Lue lisää
Helpota kirjanpitoasi! Sähköinen kirjanpito auttaa sinua työskentelemään nopeammin ja fiksummin
Digitaalinen investointi antaa BBJ Kaivulle aikaa keskittyä siihen, minkä he osaavat parhaiten
