Kirjanpidon sähköistäminen tekee elämästäsi helpompaa. Kun kaikki tarvittavat tiedot ja aineistot ovat koottuna yhteen paikkaan, kirjanpito helpottuu ja sinulle jää enemmän aikaa muihin tehtäviin. Laskujen maksaminen sujuu nopeammin, ja kuitit on helpompi pitää järjestyksessä. Voit myös helposti seurata, maksavatko asiakkaat laskusi ajallaan, ja lisäksi saat paremman käsityksen yrityksesi taloudesta.
Entä oletko lopen kyllästynyt kadonneisiin kuitteihin ja työläisiin paperitöihin? Siinä tapauksessa on varmasti muutoksen aika. Lue lisää sähköisen verkkopohjaisen kirjanpitojärjestelmän eduista!
Työskentele nopeammin ja fiksummin
Paras järjestelmä on juuri sinun tarpeitasi palveleva järjestelmä. Paperityöt vievät aikaa ja mitä enemmän asiapapereita joudut käsittelemään, sitä nopeammin huomaat sähköisen kirjanpitojärjestelmän edut. Sinun ei enää tarvitse murehtia tuplamaksuista eikä kadonneista tai unohdetuista laskuista, kun kaikki on tallennettuna sähköiseen järjestelmään.
Se mahdollistaa nopeamman ja fiksumman työskentelyn, jonka ansiosta olet paremmin perillä asioista, hallinnolliset työsi vähenevät ja sinulle jää enemmän aikaa muihin tehtäviin. Joissakin tapauksissa, ohjelma maksaa itsensä takaisin jo pelkästään vähentyneiden viivästysmaksujen myötä, toteaa Bäck & Vilénin toimitusjohtaja Johan Hällmark.
– Monissa pienyrityksissä ”sisäiset työt” lykkääntyvät usein muiden töiden takia. Nämä käsittävät kaikkea laskujen maksamisesta ja lähettämisestä, asiakkaiden maksujen seurannasta ja matkalaskujen tekemisestä kuittien ja muiden tärkeiden asiapapereiden järjestyksessä pitämiseen. Sähköisen kirjanpitojärjestelmän avulla luot hyvän rutiinin näiden tehtävien hoitamiseen. Mitä helpommin ja lähempänä kirjanpito on saatavilla, sitä vaivattomammin se sujuu ja sitä suuremmalla todennäköisyydellä asiat tulevat hoidetuiksi.
Sähköiseen kirjanpitoon siirtyessäsi yhteistyö tilitoimiston kanssa lisääntyy, mikä puolestaan vähentää omaa työmäärääsi. Kirjanpitäjällä on pääsy tietoihisi ja hän löytää tarvitsemansa tiedot nopeasti sinulta kysymättä ja asioista muistuttamatta. Tämä yhteistyö tarjoaa muitakin etuja. Yhteisen kirjanpito-ohjelman ansiosta kirjanpitäjä voi esimerkiksi tarvittaessa tuurata sinua ja hoitaa puolestasi erilaisia tehtäviä.
– Tämä antaa meille mahdollisuuden auttaa asiakasta aivan eri tavalla. Ja kirjanpito hoituu ajallaan!
Vaikka haluaisit tehdä useimmat asiat mieluummin itse, voit hyötyä kirjanpidon siirtämisestä pilveen. Sisäänkirjautumalla pääset milloin tahansa käsiksi tuloslaskelmiin ja taseisiin, kassavirran seurantaan, laskutukseen ja ostoihin sekä muihin tarvittaviin tiedostoihin, eikä sinun tarvitse kysellä niitä kirjanpitäjältä tai palkanlaskijalta. Säästät aikaa ja vaivaa ja pysyt paremmin ajan tasalla yrityksesi taloudesta – mikä olisi sen parempaa?
Mitä helpommin ja lähempänä kirjanpito on saatavilla, sitä suuremmalla todennäköisyydellä asiat tulevat hoidetuiksi.
– Johan Hällmark, Bäck & Vilén
Saat yhdellä napsautuksella laskutettua työstäsi sekä maksettua laskut
Sähköisen kirjanpidon etuna on, että kaikki on etukäteen suunniteltua esimerkiksi laskutuksen ja maksamisen osalta. Jos laadit tarjouksen järjestelmän kautta, saat muutamalla klikkauksella laskutettua työstäsi, kun asiakas on hyväksynyt tarjouksesi tai kun työ on saatu päätökseen. Ostolaskut saapuvat järjestelmään e-laskuina ja parilla klikkauksella voit tarkistaa ja hyväksyä ne maksettavaksi. Siinä kaikki! Sinun ei tarvitse kirjautua verkkopankkiin eikä mapittaa tai lähettää papereita kirjanpitäjälle, koska kaikki tiedot ovat jo järjestelmässä.
Sähköinen kirjanpito-ohjelma Fennoa toimii juuri näin. Kaikki kirjanpitoon ja henkilöstöhallintoon liittyvä aineisto on tallennettuna ohjelmaan ja se on heti saatavilla, kertoo Fennoan asiakaspäällikkö Tapio Kakko.
– Myynnin puolella tilanne on mahdollisimman reaaliaikainen, mikä helpottaa kassavirran seurantaa. Näet erääntyneet laskut ja maksumuistutukset ja tarvittaessa voit luoda toistuvia laskuja. Palkanlaskennan osalta työntekijät voivat itse syöttää työtuntinsa ohjelmaan esimiehen hyväksyttäväksi. Tietoja ei siten tarvitse syöttää useampaan paikkaan tai lähettää sähköpostitse.
Eräs arvostettu ominaisuus on myös mahdollisuus lähettää verkkolaskuja, lisää Bäck & Vilénin johtava palkanlaskija Håkan Fors.
– Monien mielestä verkkolaskujen lähettäminen on hankalaa, mutta tosiasiassa se on nopeampaa, sujuvampaa ja edullisempaa kuin paperilaskujen lähettäminen. Se on myös turvallisempaa – ja koska kaikki tapahtuu ohjelman kautta, voit hoitaa kaiken itse.
Omat ohjelmat tai laskutusjärjestelmät eivät ole esteenä
Joillakin toimialoilla tai yrityksissä on toimialakohtaisia ohjelmia edellyttäviä erityisvaatimuksia. Terveydenhuolto on tästä eräs esimerkki, samoin kuin yritykset, joiden varastosaldot ovat kytköksissä laskutusjärjestelmään. Omien ohjelmien tai laskutusjärjestelmien yhteydessä voi kuitenkin hyvin käyttää Bäck & Vilénin kanssa yhteistä kirjanpitotyökalua, Johan sanoo.
– Jos oma järjestelmä ei pysty lähettämään e-laskuja, voimme integroida sen esimerkiksi Fennoa-ohjelmaan niin, että lasku luodaan omassa järjestelmässä, mutta lähetetään Fennoan kautta. Sen avulla on helppo automatisoida myös maksujen seuranta, muistutukset ja perintään siirtäminen.
– Suurin hyöty saadaan, kun asiakas voi itse osallistua taloushallintoon esim. tekemällä laskut itse, ja lasku- ja asiakastiedot siirtyvät integraation avulla Fennoan reskontraan ja kirjanpitoon. Kaikki tiedot löytyvät tällöin yhdestä paikasta. Ne tarvitsee syöttää vain kerran ja niihin pääsee käsiksi missä ja milloin tahansa, lisää Tapio Kakko Fennoalta.
Koska ohjelma on pilvipohjainen, tarvitset ainoastaan verkkoyhteyden kirjanpidon hoitamiseen ja säästyt näin kalliilta ohjelmakuluilta. Fennoa on saatavilla vain valtuutettujen tilitoimistojen, kuten Bäck & Vilénin, kautta.
Kaikki tiedot löytyvät yhdestä paikasta. Ne tarvitsee syöttää vain kerran ja niihin pääsee käsiksi missä ja milloin tahansa.
– Tapio Kakko, Fennoa
Aloittaminen on helppoa
Ohjelma on räätälöity toimimaan haluamallasi tavalla. Käymme läpi, keillä tulisi olla pääsy ohjelmaan, määritämme käyttäjien oikeudet, luomme käyttäjätunnukset ja salasanat sekä annamme koulutusta, jotta pääset alkuun nopeasti ja helposti.
– Asiakkaat ovat yleensä yllättyneitä siitä, kuinka helposti aloittaminen sujuu. Useimmat ovat todenneet, että sähköiseen kirjanpitoon siirtyminen oli odotettua helpompaa, Johan ja Håkan kertovat.
– Fennoa-ohjelma on saanut kiitosta siitä, että se on selkeä ja helppokäyttöinen. Asiakkaiden tarvitsee harvoin kysyä neuvoa kirjanpitäjältään sen käyttöön. Yleisin asiakaskommentti liittyy ajansäästöön: ”Miksi ihmeessä emme ole käyttäneet tätä aiemmin?” Tämä on ehdottomasti parasta palautetta, mitä olen asiakkailta saanut, Tapio kertoo. Kannustan yrityksiä rohkeasti kokeilemaan ohjelman toimintoja. Jos osaat käyttää esimerkiksi verkkopankkia, sujuu myös Fennoan käyttö takuulla helposti.
Kuulostaa juuri minulle sopivalta – miten pääsen alkuun?
Ota meihin yhteyttä ja kerro tarpeistasi. Jos et tiedä, miten sinun kannattaisi toimia, teemme sinulle konkreettisen ehdotuksen. Olemme valmiita auttamaan sinua niin aloitusvaiheessa kuin aina tarvittaessa. Kokeile vain rohkeasti, kannustavat Johan ja Håkan.
Tarjoamme sähköiseen taloushallintoon seuraavat ohjelmat:
- Fennoa
- Netvisor
- DL Software
- Heeros
