Suurin osa tietää, että uusi osakeyhtiö on rekisteröitävä Kaupparekisteriin. Ilmoitusvelvollisuus ei kuitenkaan pääty siihen. Me Bäck & Vilénillä autamme viikoittain erikokoisia yrityksiä suunnittelemaan ja tekemään tarvittavat muutokset Kaupparekisteriin, sekä vastaamme mielellämme erilaisiin kysymyksiin aiheeseen liittyen.
Tässä artikkelissa käsittelemme joitakin yleisiä toimenpiteitä ja muutoksia, jotka vaativat rekisteröinnin Kaupparekisteriin.
Yritysmuodon valinta ja rekisteröinti
Valitsemasi yritysmuoto on rekisteröitävä Kaupparekisteriin. Rekisteröinti voidaan tehdä sähköisesti. Yleisimmät yritysmuodot ovat yksityinen elinkeinonharjoittaja, avoin yhtiö/kommandiittiyhtiö, osakeyhtiö, asunto-osakeyhtiö ja kiinteistöosakeyhtiö. Yksityisen elinkeinonharjoittajan ei välttämättä tarvitse rekisteröityä kaupparekisteriin, mutta suosittelemme sitä silti usein.
Yritysmuodon valintaan vaikuttavat muun muassa:
- omistusrakenne
- toiminnan tyyppi
- verotus
- riskienhallinta
- rahoitustarpeet
Ilmoittautuminen verorekisteriin
Samalla kun kaupparekisteri-ilmoitus tehdään, ilmoittaudutaan myös verorekistereihin, jotka ovat tulevalle yritykselle ajankohtaisia. Yleensä tämä koskee ennakkoperintä-, arvonlisävero- ja/tai työnantajarekisteriä. Näiden osalta voi myös osittain päättää, millä aikavälillä haluaa raportoida veronsa.
Yritysmuodon vaihto ja uudelleenjärjestely
On melko yleistä, että yksityiset elinkeinonharjoittajat ja henkilöyhtiöt (ay/ky) muutetaan osakeyhtiöiksi. On myös mahdollista muuttaa osakeyhtiö (oy) asunto-osakeyhtiöksi (as.oy) tai kiinteistöosakeyhtiöksi (kiint.oy). Uudelleenjärjestely voi tapahtua useista eri syistä. On tärkeää huomioida verotuksellinen lopputulos uudelleenjärjestelyn yhteydessä. Voit aina pyytää meiltä apua, jos olet epävarma yritysmuodon vaihtoon liittyvissä asioissa.
Tarvittavat asiakirjat ja sopimukset
Yrityksen perustamisessa ja uudelleenjärjestelyssä tarvitaan useita asiakirjoja, kuten:
- yhtiösopimus
- yhtiöjärjestys
- perustamissopimus
- uudelleenjärjestelyä koskeva asiakirja
Osakassopimus on vapaaehtoinen, mutta suositeltava.
Rekisteröinnin ja asiakirjojen laatimisen yhteydessä päätetään muun muassa yrityksen nimi, aputoiminimi, rinnakkaistoiminimi, tilikausi, osakkeiden lukumäärä, osakesarjojen tarve, toimialue, hallitus, toimitusjohtaja, tilintarkastajat ja voitonjakoperuste.
Päätöksentekijöiden ja muiden avainhenkilöiden rekisteröinti
Myös hallituksen jäsenet, toimitusjohtaja, tilintarkastajat ja prokuristit rekisteröidään sen jälkeen, kun heidät on valittu. Yhtiöjärjestyksen tai yhtiösopimuksen muutoksista tarvitsee harvemmin ilmoittaa.
Osakeyhtiöiden on vuosittain toimitettava tilinpäätöksensä rekisteröitäväksi. Osakeyhtiöiden on myös ilmoitettava yli 25 prosentin omistusosuudesta edunsaajarekisteriin. Huomio: Jos yritys ei tee edunsaajailmoitusta, se voidaan poistaa kaupparekisteristä!
LEI-tunnus
LEI-tunnus on yrityksen kansainvälinen tunnistuskoodi, joka on rekisteröitävä, jotta yritys voi käydä kauppaa arvopapereilla. LEI-tunnus edellyttää vuosittaista maksua Kaupparekisteriin.
Tavaramerkkien rekisteröinti
Rekisteröimällä tavaramerkkejä voi suojata tietyn tuotteen nimen. Tavaramerkki rajaa nimen käytön tiukemmin kuin aputoiminimi, mikä tekee sen rekisteröinnistä yleensä hieman helpompaa. Aputoiminimi, jonka alla myydään tuotteita ja palveluja, antaa siten laajemman suojan.
Yrityksen poistaminen rekisteristä ja yhtiön purkaminen
Osakeyhtiö puretaan eli lopetetaan ja poistetaan rekisteristä selvitystilamenettelyllä. Selvitystilamenettely sisältää osakeyhtiön hakemisen selvitystilaan ja selvitysmiehen nimeämisen, julkisen haasteen hakemisen velkojille, osakeyhtiön purkautumisilmoituksen tekemisen ja lopputilityksen ilmoittamisen. Prosessi kestää 6–8 kuukautta. Selvitystilaan hakeutuminen edellyttää, että oma pääoma on positiivinen, muussa tapauksessa yritys haetaan konkurssiin. Yrityksen nettovarat jaetaan osakkeenomistajille, ja niitä verotetaan samalla tavalla kuin osakkeita myytäessä. Selvitysmies tekee päätökset yksin selvitystilamenettelyn aikana.
