Miten valita sopiva tilitoimisto? Lyhyesti: tilitoimistoa valitessasi vertaa seuraavia asioita:

• Luottamus ja luotettavuus
• Tavoitettavuus
• Hinta ja laatu
• Neuvonta
• Asiakaspalvelu
• Digitaaliset palvelut
• Erityisosaaminen
• Auktorisointi

Paras tilitoimisto on harvoin halvin. Useimmille yrittäjille on tärkeämpää, että yhteistyö tilitoimiston kanssa on sujuvaa, työn laatu on korkea, neuvonnan taso vastaa tarpeita ja tilitoimisto tukee yrityksen pitkäjänteistä kehittämistä.

Bäck & Vilén Yrityspalvelut on auktorisoitu tilitoimisto Pohjanmaalla. Tarjoamme pienille ja keskisuurille yrityksille kirjanpitoa, palkanlaskentaa, tilinpäätöksiä, veroneuvontaa, taloushallintoa ja yritysneuvontaa. Meillä on toimistot Vaasassa ja Närpiön Pirttikylässä. Palvelemme asiakkaita kaikkialla Suomessa sekä pohjoismaisia yrityksiä suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi.

Millainen on hyvä tilitoimisto?

Hyvä tilitoimisto auttaa yrittäjää täyttämään lakisääteiset velvollisuutensa ja tukee samalla yrityksen taloudellista päätöksentekoa.

Hyvän tilitoimiston tärkeimpiä ominaisuuksia ovat:

• Hyvät toimintatavat ja asiantuntemus kirjanpidon, tilinpäätösten, arvonlisäverotuksen, verojen, palkkojen ja kaupparekisteriasioiden oikeassa ja luotettavassa hoitamisessa
• Hyvä tavoitettavuus
• Selkeä viestintä
• Joustavat toimintatavat
• Asiantunteva ja osaava neuvonta
• Kyky kasvaa yhdessä asiakkaan kanssa

Syksy on ajankohta, jolloin monet yrittäjät Vaasassa, Mustasaaressa, Maalahdessa, Närpiössä, Kristiinankaupungissa ja Pietarsaaressa pohtivat, mikä tilitoimisto sopisi heidän yritykselleen parhaiten. Siksi pyysimme Bäck & Vilénin toimitusjohtajaa Johan Hällmarkia kertomaan, mikä hänen mielestään on tunnusomaista todella hyvälle tilitoimistolle. Hällmark nostaa esiin seuraavat tärkeät ominaisuudet:

1. Luottamus ja luotettavuus

Asiakas haluaa voida luottaa siihen, että asiat hoidetaan sovitusti. Bäck & Vilénillä tämä näkyy käytännössä siinä, että pidämme lupauksemme. Kun lupaamme toimittaa työn tiettyyn määräaikaan mennessä, myös teemme sen.

Useimmille yrittäjille toimivan yhteistyön tuoma turvallisuuden tunne on huomattavasti tärkeämpää kuin muutaman euron säästö kuukaudessa.

2. Asiakkaan tarpeisiin mukautuva palvelu

Emme halua pakottaa asiakasta tiettyyn muottiin.

Digitaaliset palvelut voivat helpottaa arkea huomattavasti, mutta ne eivät sovi kaikille yrityksille. Osa yrittäjistä haluaa tulla toimistolle keskustelemaan kysymyksistään ja tuoda paperiset tositteet mapissa tai kirjekuoressa. Toiset haluavat työskennellä täysin digitaalisesti ja hoitaa kaiken viestinnän sähköpostitse, puhelimitse ja Teamsissa. Useimmat haluavat työskennellä mahdollisimman tehokkaasti ja vaivattomasti, mutta myös tavata kasvotusten tarvittaessa. Pyrimme mukautumaan asiakkaan toiveisiin ja tarpeisiin.

Monet pienyritykset eivät tarvitse koko sitä palveluvalikoimaa, jonka suuri tilitoimisto voi tarjota ja jota jotkin ketjut saattavat jopa edellyttää asiakkaalta. Siksi lähdemme aina asiakkaan tarpeista ja etsimme liiketoimintaan sopivan ratkaisun. Emme myy palveluita, joita asiakas ei tarvitse. Osa asiakkaista haluaa hoitaa suurimman osan itse, osa haluaa meidän hoitavan kaiken. Useimmiten löydämme optimaalisen ja tehokkaan tasapainon.

3. Hinta ja laatu

Asiakas haluaa hyvän hinta-laatusuhteen.

Lähtökohtamme on, että kaikki olennainen hoidetaan aina oikein. Kirjanpito- ja palkanlaskentapalveluita ostetaan huolten vähentämiseksi, ei uusien ongelmien synnyttämiseksi. Siksi laadun on oltava riittävän korkea, jotta asiakas voi luottaa työn oikeellisuuteen.

Seuraamme markkinoita säännöllisesti ja vertaamme hinnoitteluamme muihin tilitoimistoihin. Tiedämme, ettemme aina ole halvin vaihtoehto. Samalla tiedämme, että korkea laatu, hyvä tavoitettavuus ja oikeanlainen neuvonta luovat arvoa, jota monet yrittäjät arvostavat. Uskomme myös, että oikealla palvelukokonaisuudella ja neuvonnalla olemme pitkällä aikavälillä kannattavampi vaihtoehto.

Kun voimme mukauttaa palvelut asiakkaan tarpeisiin, olemme usein erittäin kilpailukykyisiä markkinoiden muihin vaihtoehtoihin verrattuna.

4. Auktorisoitu vai ei?

Bäck & Vilén on auktorisoitu taloushallinnon palveluita tarjoava tilitoimisto.

Auktorisoitua tilitoimistoa valvotaan erityisten laatu- ja turvallisuusvaatimusten mukaisesti. Asiakkaalle tämä merkitsee lisäturvaa.

Auktorisointi ei yksin ratkaise laatua, mutta se osoittaa, että tilitoimisto on päättänyt panostaa seuraaviin asioihin:

• Dokumentoidut työprosessit
• Sijaisjärjestelyt
• Kyberturvallisuus
• Osaamisen kehittäminen
• Jatkuva koulutus
• Laadunvarmistus

Kun yrittäjä valitsee auktorisoidun tilitoimiston, hän tietää, että tietyt perustason laatuvaatimukset täyttyvät.

5. Kuinka tärkeää paikallinen läsnäolo on?

Nykyisessä digitaalisessa maailmassa paikallinen läsnäolo on usein vähemmän tärkeää kuin moni ajattelee. Osaamme hyödyntää digitaalisia ratkaisuja tehokkaasti.

Todella ratkaisevaa on tavoitettavuus. Asiakas haluaa saada vastauksen sähköposteihin ja puheluihin, tietää kuka vastaa hänen asiastaan ja luottaa siihen, että apua on saatavilla tarvittaessa.

Samalla monet yrittäjät arvostavat mahdollisuutta käydä tilitoimistossa tarvittaessa ja keskustella vaikeista kysymyksistä kasvotusten.

Bäck & Vilén palvelee yrityksiä kaikkialla Pohjanmaalla sekä henkilökohtaisissa tapaamisissa että digitaalisten palveluiden kautta. Yritys on rekisteröity Mustasaareen, ja sillä on toimistot Vaasassa ja Pirttikylässä.

Meillä on erityisen paljon asiakkaita seuraavilla alueilla:

• Vaasa
• Mustasaari
• Maalahti
• Närpiö
• Kristiinankaupunki
• Pietarsaari
• Pääkaupunkiseutu (Helsinki, Espoo, Vantaa ja Kauniainen)
• Muu Uusimaa (etenkin Raasepori, Hanko, Lohja, Sipoo ja Porvoo)
• Turunmaa

Palvelemme lisäksi paljon kansainvälisiä asiakkaita. Useimmiten kyse on ruotsalaisista, norjalaisista ja tanskalaisista asiakkaista, jotka arvostavat mahdollisuutta saada palvelua suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi.

6. Digitaalinen vai perinteinen kirjanpito?

Yhtä kaikille sopivaa oikeaa vastausta ei ole.

Joillekin yrityksille digitaalinen kirjanpito tarjoaa merkittäviä etuja. Kuitit voi lähettää suoraan puhelimesta, laskuja voidaan käsitellä automaattisesti ja yrityksen johto saa paremman kokonaiskuvan toiminnasta.

Toisille yrityksille hyödyt ovat pienemmät. Pienimuotoinen toiminta, jossa tositteita on vähän, voi toimia erinomaisesti myös yksinkertaisemmilla käytännöillä.

Tärkeintä on, että ratkaisu sopii yrityksen tarpeisiin, toimintatapoihin ja budjettiin.

7. Kuinka paljon neuvontaa saa?

Neuvonnan merkitys korostuu yrityksen elinkaaren tietyissä vaiheissa.

Yritystoiminnan alkuvaiheessa moni yrittäjä tarvitsee apua seuraavissa asioissa:

• Yhtiömuodon valinta
• Vähennyksiin liittyvät kysymykset
• Laskutukseen liittyvät kysymykset
• Palkkoihin liittyvät kysymykset
• Alkupääoma

Yrityksen kasvaessa syntyy uusia kysymyksiä. Ne voivat liittyä esimerkiksi seuraaviin aiheisiin:

• HR
• Organisaation kehittäminen
• Kasvu
• Investoinnit
• Rahoitus
• Verosuunnittelu

Yrityksen elinkaaren myöhemmissä vaiheissa esiin nousevat usein sukupolvenvaihdokset, yrityskaupat tai liiketoiminnan lopettaminen.

Bäck & Vilénillä yrityskonsultit, HR-asiantuntijat ja veroasiantuntijat työskentelevät yhdessä kirjanpitäjien ja palkanlaskijoiden kanssa. Asiakkaan oma yhteyshenkilö on aina luonteva ensimmäinen yhteydenottokanava, mutta tarvittaessa asiakas saa tukea eri alojen asiantuntijoilta.

Milloin tilitoimistoa kannattaa vaihtaa?

Tilitoimiston vaihtaminen voi olla perusteltua useissa tilanteissa.

Esimerkiksi silloin, kun:

• Saat harvoin vastauksia kysymyksiisi
• Kirjanpidossa tai palkanlaskennassa on toistuvia virheitä ja puutteita
• Et luota tilitoimistoosi
• Et saa tarvitsemaasi neuvontaa
• Tarpeesi ovat muuttuneet eikä tilitoimisto pysty vastaamaan niihin
• Yhteistyö ei toimi niin kuin pitäisi
• Hinta ei vastaa saamaasi arvoa

Yleisiä sudenkuoppia taloushallinnon kumppanin valinnassa

Monet yrittäjät keskittyvät lähes yksinomaan hintaan. Se on ymmärrettävää, mutta voi tulla pitkällä aikavälillä kalliiksi.

Yleisiä virheitä ovat:

• Valitaan näennäisesti halvin ratkaisu vertailematta tai ymmärtämättä tarjouksen sisältöä
• Oman ajansäästön arvoa ei huomioida
• Osaamista ei osata arvioida
• Nykyisistä ja tulevista tarpeista ei keskustella
• Ei kysytä, kuinka nopeasti kiireellisissä asioissa saa apua
• Toimitusvarmuutta ja sijaisjärjestelyjä ei huomioida
• Turvallisia työtapoja, tietoturvaa ja kyberturvallisuutta ei huomioida

Hyvän tilitoimiston tulee toimia pitkäaikaisena yhteistyökumppanina, ei pelkästään palveluntoimittajana.

Tarkistuslista: 10 kysymystä tilitoimistoa valittaessa

✅ 1. Voinko luottaa siihen, että tilitoimisto pitää lupauksensa?

Onko tilitoimistolla hyvä maine, selkeät työprosessit ja suosittelijoita, jotka osoittavat, että työt valmistuvat ajallaan ja ongelmatilanteissa kannetaan vastuu?

✅ 2. Mukauttaako tilitoimisto palvelunsa tarpeisiini?

Tarjoaako tilitoimisto joustavia ratkaisuja vai yrittääkö se sovittaa kaikki asiakkaat samaan malliin?

✅ 3. Maksanko palveluista, joita todella tarvitsen?

Voinko jättää pois palvelut ja tuotteet, joita en tarvitse?

✅ 4. Millainen hinta-laatusuhde on?

Onko hinta kohtuullinen suhteessa saamaani osaamiseen, palveluun ja turvallisuuteen?

✅ 5. Onko tilitoimisto auktorisoitu?

Onko tilitoimisto Taloushallintoliiton auktorisoima?

✅ 6. Kuinka helposti saan yhteyden, kun tarvitsen apua?

Onko minulle nimetty yhteyshenkilö ja saanko vastauksen kohtuullisessa ajassa?

✅ 7. Sopivatko tilitoimiston toimintatavat minulle?

Voinko valita digitaalisten ratkaisujen ja perinteisten toimintatapojen välillä? Voinko valita henkilökohtaiset tapaamiset tai digitaalisen yhteydenpidon?

✅ 8. Millaista neuvontaa saan juoksevan kirjanpidon lisäksi?

Voiko tilitoimisto auttaa verotuksessa, työnantaja-asioissa, yrityksen kehittämisessä ja muissa tärkeissä kysymyksissä?

✅ 9. Onko tilitoimistolla riittävästi erityisosaamista?

Onko käytettävissä esimerkiksi verotuksen, HR:n, sukupolvenvaihdosten ja yrityskauppojen asiantuntijoita?

✅ 10. Vaikuttaako tilitoimisto pitkäaikaiselta yhteistyökumppanilta?

Ymmärtääkö se liiketoimintaani ja osoittaako se kiinnostusta auttaa yritystä kehittymään pitkällä aikavälillä?

Nyrkkisääntö

Paras tilitoimisto on harvoin halvin.

Paras tilitoimisto on se, joka tuo sinulle turvallisuutta, jonka kanssa on helppo tehdä yhteistyötä, joka mukautuu yrityksesi tarpeisiin ja auttaa sinua keskittymään siihen, minkä osaat parhaiten.

Näin työskentelemme Bäck & Vilénillä

Bäck & Vilénillä työmme perustuu kolmeen perusperiaatteeseen:

• Luottamus
• Laatu
• Asiakaslähtöisyys

Nämä periaatteet näkyvät myös tunnuslauseessamme: oikein, nopeasti ja tyylikkäästi.

Uskomme henkilökohtaiseen, asiakkaan tarpeisiin mukautuvaan palveluun. Tiedämme, että jokainen yritys on ainutlaatuinen, ja siksi lähdemme aina asiakkaan tarpeista. Toimimme asiakkaan parhaaksi, ja asiakas voi luottaa siihen, että kaikki on hyvin hoidettu. Asiakkaamme tietävät, että sovituista asioista pidetään kiinni ja apua on aina saatavilla.

Pyrimme tarjoamaan parhaan mahdollisen vastineen rahalle. Tavoitteena on, että asiakkaamme voivat keskittyä liiketoimintaansa ilman huolta kirjanpidosta, palkoista tai viranomaisasioista.

Auktorisoituna tilitoimistona täytämme korkeat laatu-, turvallisuus- ja osaamisen kehittämistä koskevat vaatimukset.

Tarjoamme sekä digitaalisia että perinteisiä toimintatapoja sen mukaan, mikä sopii yritykselle parhaiten.

Pidämme neuvontaa tärkeänä osana tehtäväämme. Yrittäjien tarpeet muuttuvat ajan mittaan, ja siksi haluamme olla tukena yrityksen koko elinkaaren ajan.

Lyhyesti: Olemme pitkäaikainen kumppani, joka tekee yrittämisestä helpompaa tarjoamalla hyvää ja luotettavaa palvelua, korkeaa osaamista sekä asiakkaan tarpeisiin mukautettuja ratkaisuja.

Usein kysytyt kysymykset: Miten löydän hyvän tilitoimiston?

Kirjanpidon asiantuntija ja asiakkuusvastaava Marie Kleimola auttaa uusia asiakkaita löytämään liiketoimintaansa sopivan taloushallinnon ratkaisun. Tässä hän vastaa muutamiin aihetta koskeviin usein kysyttyihin kysymyksiin.

Mitä tilitoimiston asiakkaana oleminen maksaa?

Hinta vaihtelee yrityksen koon, tositteiden ja palkkojen määrän, neuvonnan tarpeen sekä palveluun sisältyvien tehtävien mukaan. Hintaan vaikuttavat myös yhteistyötapa sekä vastuiden ja työtehtävien jakautuminen asiakkaan ja tilitoimiston välillä. Myös raportointitarpeet ja raportointijaksot voivat vaikuttaa. Jotkin tilitoimistot kokoavat palvelunsa yhdeksi palvelupaketiksi. Tällöin asiakkaan kannattaa tarkistaa, tarvitseeko hän todella koko paketin. Lopuksi hintaan vaikuttaa valittu tilitoimisto, sillä markkinoilla on sekä kalliita että edullisia tilitoimistoja.

Mitä pienen yrityksen tai yhdistyksen kirjanpito maksaa?

Vastaus on sama kuin kysymykseen tilitoimiston asiakkuuden hinnasta. Hinta vaihtelee tositteiden määrän, työntekijöiden, neuvonnan tarpeen sekä käytettävien digitaalisten ratkaisujen mukaan.

Mitä pienen osakeyhtiön kirjanpito maksaa?

Pienen osakeyhtiön hintaan vaikuttavat pitkälti samat tekijät kuin muidenkin yritysten kirjanpitoon. Muuttujia ovat esimerkiksi tositteiden ja palkkojen määrä sekä palvelupakettiin sisältyvät tehtävät. Toiminimeen, avoimeen yhtiöön tai kommandiittiyhtiöön verrattuna osakeyhtiöön liittyy yleensä joitakin lisämuodollisuuksia, mikä merkitsee usein enemmän työtä kirjanpitäjälle. Näitä ovat esimerkiksi pöytäkirjat, palkanlaskenta ja osinkojen vuosi-ilmoitus.

Onko minun valittava paikallinen tilitoimisto?

Ei. Nykyään monet yrittäjät valitsevat tilitoimiston palvelun, osaamisen ja tavoitettavuuden perusteella maantieteellisen läheisyyden sijaan. Joillekin yrityksille paikallinen läsnäolo on yhä ratkaisevaa. Useimmille täysin digitaalinen yhteistyö toimii ainakin teoriassa erinomaisesti, jolloin paikallinen läsnäolo ei ole ratkaiseva tekijä.

Onko auktorisoitu tilitoimisto parempi?

Auktorisoitu tilitoimisto täyttää tietyt erityiset laatu- ja turvallisuusvaatimukset. Valinnassa kannattaa kuitenkin huomioida myös tavoitettavuus, osaaminen, henkilökemia ja tilitoimiston kyky ymmärtää liiketoimintaasi.

Voiko pienellä yrityksellä olla digitaalinen kirjanpito?

Ehdottomasti! Monet pienyritykset käyttävät nykyään digitaalista kirjanpitoa ja arvostavat järjestelmien tuomaa ajansäästöä ja parempaa kokonaiskuvaa.

Mikä tilitoimisto sopii parhaiten osakeyhtiölle?

Osakeyhtiölle, kuten muillekin yrityksille, paras tilitoimisto tarjoaa sopivan yhdistelmän laatua, tavoitettavuutta, neuvontaa ja erityisosaamista kohtuulliseen hintaan.

Mistä tiedän, onko tilitoimistoni hyvä?

Jos yrityksellä on tilintarkastaja, häneltä kannattaa kysyä suoraan, onko kirjanpito järjestetty ja hoidettu hyvin. Vaikka yrityksellä ei olisi tilintarkastajaa, voit kysyä tilintarkastajalta yleisellä tasolla, onko tilitoimistollasi hyvä maine. Jos et tunne tilintarkastajaa, voit kysyä pankin yhteyshenkilöltä tai yrittäjäyhdistyksestä.

Hyvä tilitoimisto toimittaa oikean kirjanpidon ajallaan, hoitaa tehtävänsä, vastaa kysymyksiin kohtuullisessa ajassa, auttaa asiakasta välttämään tarpeettomia riskejä ja tarjoaa hyvää neuvontaa. Jos nämä kaikki toimivat hyvin, nykyinen tilitoimistosi on ainakin varsin hyvä.

Miten tilitoimistoa vaihdetaan?

Ensin on löydettävä ja valittava uusi yhteistyökumppani. Sen jälkeen sovitaan, milloin siirto tehdään. Tarkista irtisanomisaika ennen päätöstä. Tavallisesti uusi tilitoimisto auttaa kirjanpitoaineiston, tilinpäätöstietojen, palkkatietojen ja muun tarvittavan dokumentaation siirtämisessä.

Onko digitaalinen kirjanpito parempi kuin perinteinen kirjanpito?

Ei aina. Paras ratkaisu on se, joka sopii yrityksen tarpeisiin, työrutiineihin, budjettiin ja tulevaisuuden suunnitelmiin.

Voinko saada tilitoimistoltani apua verotukseen ja yritysneuvontaan?

Monet tilitoimistot tarjoavat neuvontaa verotuksessa, palkka-asioissa, yrityksen kehittämisessä, sukupolvenvaihdoksissa ja yrityskaupoissa. Palveluvalikoima vaihtelee tilitoimistoittain. Jos nykyinen tilitoimistosi ei pysty auttamaan verotuksessa ja yritysneuvonnassa, suosittelen vaihtamista.

Mitä tilitoimistoa suosittelet pienyritykselle?

Paras tilitoimisto ymmärtää yritystäsi, on helposti tavoitettavissa, tarjoaa oikean tasoista neuvontaa ja tuottaa korkeaa laatua kohtuulliseen hintaan.

On viisasta valita yhteistyökumppani, joka pystyy tukemaan liiketoimintaa sekä yrityksen kasvaessa että toiminnan hiljentyessä ja tarpeiden muuttuessa.

Henkilökohtaisesti katson, että Bäck & Vilén Yrityspalvelut täyttää nämä kriteerit.

Yhteenveto: Mikä tilitoimisto kannattaa valita?

Jos etsit tilitoimistoa Vaasasta, Mustasaaresta, Maalahdesta, Närpiöstä, Pietarsaaresta, Kristiinankaupungista tai muualta Suomesta, valinnassa kannattaa tarkastella muutakin kuin hintaa.

Paras tilitoimisto:

• Pitää lupauksensa
• Tuottaa korkeaa laatua
• On helposti tavoitettavissa
• Mukauttaa palvelunsa tarpeisiisi
• Tarjoaa oikeanlaista erityisosaamista
• Toimii yrityksesi pitkäaikaisena tukena

Useimmille yrittäjille turvallisuus, osaaminen ja tavoitettavuus ovat huomattavasti tärkeämpiä kuin mahdollisimman alhainen kuukausimaksu. Todellinen hyöty syntyy hyvin toimivasta yhteistyöstä.