Hur väljer man rätt bokföringsbyrå? Kort svar, när du väljer bokföringsbyrå bör du jämföra:

• Tillit och pålitlighet
• Tillgänglighet
• Pris och kvalitet
• Rådgivning
• Kundservice
• Digitala tjänster
• Specialistkompetens
• Auktorisation

Den bästa bokföringsbyrån är sällan den billigaste. För de flesta företagare är det viktigare att bokföringsbyrån är lätt att samarbeta med, håller hög kvalitet, erbjuder rätt nivå av rådgivning och hjälper företaget att utvecklas långsiktigt.

Bäck & Vilén Företagstjänst är en auktoriserad bokföringsbyrå i Österbotten som erbjuder bokföring, löneadministration, bokslut, skatterådgivning, ekonomiförvaltning och företagsrådgivning för små och medelstora företag. Företaget har kontor i Vasa och Pörtom och hjälper kunder i hela Finland samt nordiska företag som vill ha service på svenska, finska eller engelska.

Vad kännetecknar en bra bokföringsbyrå?

En bra bokföringsbyrå hjälper företagaren att uppfylla sina lagstadgade skyldigheter samtidigt som den fungerar som ett stöd i företagets ekonomiska beslut.

De viktigaste egenskaperna hos en bra bokföringsbyrå är:

• Goda rutiner och sakkunskap i att korrekt och tillförlitlig hantera bokföring, bokslut, moms, skatter, löner och handelsregisterärenden
• God tillgänglighet
• Tydlig kommunikation
• Flexibla arbetssätt
• Kompetent och kunnig rådgivning
• Förmåga att växa tillsammans med kunden

Hösten är en tidsperiod då många företagare i Vasa, Korsholm, Malax, Närpes, Kristinestad och Jakobstad funderar över vilken bokföringsbyrå som passar deras företag bäst. Därför bad vi Bäck & Viléns VD Johan Hällmark svara på frågan om vad som kännetecknar en riktigt bra bokföringsbyrå. Dessa punkter listar Hällmark upp som viktiga kännetecken:

1. Tillit och förtroende

Som kund vill man vara säker på att saker och ting sköts som de ska. Hos oss på Bäck & Vilén syns det här i praktiken genom att vi håller vad vi lovar. Har vi lovat att leverera till en viss deadline gör vi det.

För de flesta företagare är tryggheten i ett väl fungerande samarbetet betydligt viktigare än att spara några euro per månad.

2. Kundanpassad service

Vi vill inte tvinga kunden in i en viss mall.

Digitala tjänster kan underlätta vardagen mycket, men passar inte för alla företag. Vissa företagare föredrar att komma in och diskutera sina frågor och de vill också komma in med fysiska papper i en mapp eller ett kuvert. Andra vill arbeta helt digitalt och sköter gärna också all kommunikation via e-post, telefon och teams. De allra flesta vill jobba så effektivt och enkelt som möjligt och ha möjlighet att träffas ansikte mot ansikte om det behövs. Vi försöker anpassa oss efter kundens önskemål och behov.

Många småföretag behöver inte hela tjänsteutbudet som en större bokföringsbyrå kan erbjuda och som vissa kedjor ibland rent av tvingar på. Därför utgår vi alltid från kundens behov och försöker hitta en lösning som passar verksamheten. Vi säljer inte tjänster som kunden inte behöver. Vissa kunder vill sköta det mesta själv, vissa kunder vill att vi sköter allt, i det flesta fall lyckas vi hitta en optimal och effektiv balans.

3. Pris och kvalitet

Kunden vill ha ett bra förhållande mellan pris och kvalitet.

Vår grundinställning är att allt väsentligt alltid ska vara korrekt skött. Bokförings- och lönetjänster köper man för att slippa bekymmer, inte för att skapa nya. Därför måste kvaliteten vara tillräckligt hög för att kunden ska kunna lita på att arbetet blir rätt utfört.

Vi följer regelbundet marknaden och jämför vår prissättning med andra bokföringsbyråer. Vi vet att vi inte alltid är billigast. Samtidigt vet vi att hög kvalitet, hög tillgänglighet och rätt rådgivning skapar ett värde som många företagare uppskattar. Vi tror också att vi med rätt upplägg och rådgivning på lång sikt blir det lönsammare alternativet.

När vi får möjlighet att anpassa tjänsterna efter kundens behov är vi ofta mycket konkurrenskraftiga jämfört med andra alternativ på marknaden.

4. Auktoriserad eller inte?

Bäck & Vilén är en auktoriserad bokföringsbyrå som erbjuder tjänster inom ekonomiförvaltning.

En auktoriserad bokföringsbyrå granskas enligt särskilda kvalitetskrav och säkerhetskrav. För kunden innebär det en extra trygghet.

Auktorisationen är inte det enda som avgör kvaliteten, men det visar att byrån valt att investera i:

• Dokumenterade arbetsprocesser
• Vikariesystem
• Cybersäkerhet
• Kompetensutveckling
• Fortlöpande utbildning
• Kvalitetssäkring

När en företagare väljer en auktoriserad bokföringsbyrå vet man att vissa grundläggande kvalitetskrav uppfylls.

5. Hur viktig är lokal närvaro?

I dagens digitala värld är lokal närvaro ofta mindre viktig än många tror. Vi är duktiga på att jobba med digitala lösningar.

Det som verkligen spelar roll är tillgängligheten. Kunden vill få svar på e-post och telefonsamtal, veta vem som ansvarar för ärendet och känna att hjälp finns när den behövs.

Samtidigt uppskattar många företagare möjligheten att besöka sin bokföringsbyrå vid behov och att kunna disktura svåra frågor ansikte mot ansikte.

Bäck & Vilén hjälper företag i hela Österbotten genom både personliga möten och digitala tjänster. Företaget är registrerat i Korsholm och har kontor i Vasa och Pörtom.

Vi har särskilt många kunder i:

• Vasa
• Korsholm
• Malax
• Närpes
• Kristinestad
• Jakobstad
• Hudstadsregionen (Helsingfors, Esbo, Vanda och Grankulla)
• Övriga Nyland (framför allt Raseborg, Hangö, Lojo, Sibbo och Borgå)
• Åboland

Dessutom arbetar vi mycket med internationella kunder. I de flesta fall är det kunder i Sverige, Norge och Danmark som uppskattar möjligheten att få service på svenska, finska och engelska.

6. Digital eller traditionell bokföring?

Det finns inget universellt rätt svar.

För vissa företag innebär digital bokföring stora fördelar. Kvitton kan skickas direkt från telefonen, fakturor hanteras automatiskt och företagsledningen får bättre överblick över verksamheten.

För andra företag är nyttan mindre. En småskalig verksamhet med få verifikationer kan klara sig utmärkt med enklare rutiner.

Det viktigaste är att lösningen passar företagets behov, arbetssätt och budget.

7. Hur mycket rådgivning får man?

Rådgivning blir viktigare i vissa skeden av företagets livscykel.

Under uppstartsfasen behöver många företagare hjälp med:

• Val av bolagsform
• Avdragsfrågor
• Faktureringsfrågor
• Lönefrågor
• Startkapital

När företaget växer kommer nya frågor. Det kan handla om:

• HR
• Organisationsutveckling
• Tillväxt
• Investeringar
• Finansiering
• Skatteplanering

Senare i företagets livscykel uppstår ofta frågor kring generationsväxlingar, företagsöverlåtelser eller avveckling av verksamheten.

På Bäck & Vilén arbetar företagskonsulter, HR-specialister och skattesakkunniga tillsammans med bokförare och löneräknare. Kundens egen kontaktperson är alltid den naturliga första kontakten, men vid behov får kunden stöd av specialister inom olika områden.

När bör man byta bokföringsbyrå?

Det finns flera situationer där det kan vara lämpligt att byta bokföringsbyrå.

Exempelvis när:

• Du får sällan svar på frågor
• Bokföringen eller löneräkningen innehåller återkommande fel och brister
• Du saknar förtroende för din bokföringsbyrå
• Du saknar rådgivning
• Dina behov har ändrats och byrån kan inte möta dina nya behov
• Samarbetet inte fungerar som det borde
• Priset inte motsvarar värdet du får

Vanliga fallgropar när företag väljer ekonomipartner

Många företagare fokuserar nästan uteslutande på pris. Det är förståeligt, men kan bli dyrt i längden.

Vanliga misstag är att:

• Välja den till synes billigaste lösningen utan att jämföra eller förstå innehållet i offerten
• Inte värdesätta den egna tidsinbesparingen
• Inte kunna bedöma kompetensen
• Inte diskutera nuvarande och framtida behov
• Inte fråga hur snabbt man får hjälp vid akuta frågor
• Inte beakta leveranssäkerhet och om det finns vikariesystem
• Inte beakta säkra arbetsrutiner, datasäkerhet och cybersäkerhet

En bra bokföringsbyrå ska fungera som en långsiktig samarbetspartner, inte bara som en leverantör.

Checklista: 10 frågor att ställa när du väljer bokföringsbyrå

✅ 1. Kan jag lita på att byrån håller vad den lovar?

Har byrån ett gott rykte, tydliga arbetsprocesser och referenser som visar att de levererar i tid och tar ansvar när problem uppstår?

✅ 2. Anpassar byrån sina tjänster efter mina behov?

Erbjuder de flexibla lösningar eller försöker de pressa alla kunder in i samma mall?

✅ 3. Betalar jag för tjänster jag faktiskt behöver?

Kan jag välja bort sådana tjänster och produkter som jag inte behöver?

✅ 4. Hur ser förhållandet mellan pris och kvalitet ut?

Är priset rimligt i förhållande till den kompetens, service och trygghet jag får?

✅ 5. Är byrån auktoriserad?

Är bokföringsbyrån auktoriserad av ekonomiförvaltnings förbundet?

✅ 6. Hur lätt är det att få kontakt när jag behöver hjälp?

Finns en namngiven kontaktperson och får jag svar inom rimlig tid?

✅ 7. Passar deras arbetssätt mig?

Kan jag välja mellan digitala lösningar och traditionella arbetssätt? Kan jag välja mellan personliga möten och digital kontakt?

✅ 8. Vilken rådgivning får jag utöver den löpande bokföringen?

Kan byrån hjälpa till med skatt, arbetsgivarfrågor, företagsutveckling och andra viktiga frågor?

✅ 9. Har byrån tillräcklig specialistkompetens?

Finns det experter inom exempelvis skatt, HR, generationsväxlingar och företagsöverlåtelser?

✅ 10. Känns det som en långsiktig samarbetspartner?

Förstår de min verksamhet och visar de intresse för att hjälpa företaget utvecklas över tid?

Tumregel

Den bästa bokföringsbyrån är sällan den billigaste.

Den bästa bokföringsbyrån är den som ger dig trygghet, är lätt att samarbeta med, anpassar sig efter företagets behov och hjälper dig att fokusera på det du gör bäst.

Hur vi på Bäck & Vilén jobbar

På Bäck & Vilén bygger vi vårt arbete på tre grundprinciper:

• Förtroende
• Kvalitet
• Kundanpassning

Det återspeglas också i vårt motto: rätt, snabbt och snyggt.

Vi tror på kundanpassad personlig service. Vi vet att varje företag är unikt och vi utgår därför alltid från kundens behov. Vi ser till kundens bästa och kunden kan vara trygg med att allt är väl skött. Våra kunder vet att överenskommelser hålls och att hjälp alltid finns till hands.

Vi strävar efter att erbjuda bästa möjliga värde för pengarna. Målet är att kunderna ska kunna fokusera på sin verksamhet utan att behöva bekymra sig över bokföring, löner eller myndighetsärenden.

Som auktoriserad bokföringsbyrå uppfyller vi höga krav på kvalitet, säkerhet och kompetensutveckling.

Vi erbjuder både digitala och traditionella arbetssätt beroende på vad som passar verksamheten bäst.

Slutligen ser vi rådgivning som en viktig del av vårt uppdrag. Företagares behov förändras över tid och därför vill vi finnas med som stöd genom hela företagets livscykel.

Kort sagt: Vi är en långsiktig partner som gör företagandet enklare genom att erbjuda bra och pålitlig service, hög kompetens och lösningar anpassade efter kundens behov.

FAQ: Hur hittar jag en bra bokföringsbyrå?

Marie Kleimola redovisningsexpert och kundmottagningsansvarig jobbar med att hjälpa nya kunder att hitta rätt ekonomilösning för sin verksamhet. Här svarar hon på några vanliga frågor kring temat.

Vad kostar det att vara kund på en bokföringsbyrå?

Priset varierar beroende på företagets storlek, antalet verifikationer, löner, behov av rådgivning och vilka tjänster som ingår. Hur samarbetet fungerar och hur ansvar och arbetsuppgifter fördelas mellan kunden och byrån inverkar. Likaså kan rapporteringsbehov och rapporteringsperioder inverka. Vissa byråer paketerar in sina tjänster i ett och samma tjänste-paket, då kan det vara skäl för kunden att kontrollera om man faktiskt behöver ”hela paketet”. Slutligen inverkar vilken bokföringsbyrå du anlitar, det finns både dyra och förmånliga bokföringsbyråer.

Vad kostar bokföring för ett litet företag / förening?

Samma svar som på frågan om vad det kostar att vara kund på en bokföringsbyrå. Priset varierar beroende på antalet verifikationer, om företaget har anställda, behovet av rådgivning och om och i så fall vilka digitala lösningar som används.

Vad kostar bokföring för ett litet aktiebolag?

Det är samma faktorer som styr priset för ett litet aktiebolag som för företag i största allmänhet. Variablerna är bland annat antal verifikat, antal löner, vad som ingår i tjänstepaketet och så vidare. Jämför man aktiebolag med enskild näringsidkare, öppet bolag eller kommanditbolag så kan man generellt säga att ett aktiebolag medför lite extra formaliteter vilket oftast betyder mer arbetet för bokföraren, dessa är bland annat protokoll, löneräkning och årsanmälning för dividend.

Måste jag välja en lokal bokföringsbyrå?

Nej. Idag väljer många företagare bokföringsbyrå utifrån service, kompetens och tillgänglighet snarare än geografisk närhet. För vissa företag är lokal närvaro fortfarande avgörande. För de flesta fungerar ett helt digitalt samarbete, åtminstone i teorin, utmärkt och då är den lokala närvaron inte avgörande.

Är en auktoriserad bokföringsbyrå bättre?

En auktoriserad bokföringsbyrå uppfyller vissa särskilda kvalitets- och säkerhetskrav. Samtidigt bör du även beakta tillgänglighet, kompetens, personkemi och byråns förmåga att förstå din verksamhet.

Kan ett litet företag ha digital bokföring?

Absolut! Många småföretag använder digital bokföring idag och uppskattar den tidsbesparing och överblick som systemen ger.

Vilken bokföringsbyrå är bäst för ett aktiebolag?

Den bästa bokföringsbyrån för ett aktiebolag, precis som för andra företag, är den byrå som erbjuder rätt kombination av kvalitet, tillgänglighet, rådgivning och specialistkompetens till ett rimligt pris.

Hur vet jag om min bokföringsbyrå är bra?

Om företaget har valt en revisor så är det klokt att specifikt fråga av revisorn om redovisningen är bra ordnad och väl skött. Även om ditt företag inte har valt en revisor så kan du fråga en revisor på ett allmänt plan om din byrå har gott rykte. Känner du ingen revisor så kan du fråga din bankkontakt eller på företagarföreningen.

En bra bokföringsbyrå levererar korrekt bokföring i tid, sköter sina uppgifter, svarar på frågor inom rimlig tid, hjälper kunden att undvika onödiga risker och erbjuder bra rådgivning. Om du upplever att allt det fungerar bra, då är din nuvarande bokföringsbyrå åtminstone helt okej.

Hur byter man bokföringsbyrå?

Först behöver man hitta och välja en ny samarbetspartner. Därefter kommer man överens om när överföringen görs. Kontrollera uppsägningstiden innan beslut. Vanligtvis hjälper den nya bokföringsbyrån till med överföring av bokföringsdata, bokslutsuppgifter, löneuppgifter och annan nödvändig dokumentation.

Är digital bokföring bättre än traditionell bokföring?

Inte alltid. Den bästa lösningen är den som passar företagets behov, arbetsrutiner, budget och framtidsplaner.

Kan jag få hjälp med skatt och företagsrådgivning via min bokföringsbyrå?

Många bokföringsbyråer erbjuder rådgivning inom skatt, löner, företagsutveckling, generationsväxlingar och företagsöverlåtelser. Utbudet varierar mellan olika byråer. Om din nuvarande byrå inte kan hjälpa med skatt och företagsrådgivning då rekommenderar jag att byta.

Vilken bokföringsbyrå rekommenderar du för småföretag?

Den bästa bokföringsbyrån är den som förstår ditt företag, är lätt att nå, erbjuder rätt nivå av rådgivning och levererar hög kvalitet till ett rimligt pris.

Det är klokt att välja en samarbetspartner som kan stöda verksamheten även när företaget växer, eller när verksamheten mattas av och behoven förändras.

Personligen anser jag att Bäck & Vilén Företagstjänst uppfyller de kriterierna.

Sammanfattning: Vilken bokföringsbyrå ska man välja?

Om du söker en bokföringsbyrå i Vasa, Korsholm, Malax, Närpes, Jakobstad, Kristinestad eller någon annan ort i Finland bör du fokusera på mer än priset.

Den bästa bokföringsbyrån är den som:

• Håller vad den lovar
• Levererar hög kvalitet
• Är lätt att nå
• Anpassar tjänsterna efter dina behov
• Har rätt specialistkompetens
• Fungerar som ett långsiktigt stöd för ditt företag

För de flesta företagare är trygghet, kompetens och tillgänglighet betydligt viktigare än den lägsta möjliga månadsavgiften. Den verkliga nyttan ligger i ett väl fungerande samarbete.