Tilinpäätöksen tekeminen ensimmäistä kertaa – tai uuden kirjanpitäjän kanssa – voi tuntua sekä hankalalta että stressaavalta. Tämä artikkeli on käytännönläheinen tarkistuslista tilinpäätöstä varten. Se on suunnattu erityisesti uusille yrittäjille, jotka haluavat tietää, mitä tilinpäätökseen tarvitaan, miksi aineistoa tarvitaan ja milloin se tulee toimittaa.
Yleinen neuvo: Jos olet epävarma jostakin – ota yhteyttä kirjanpitäjääsi! Tyhmiä kysymyksiä ei ole, ja epäselvissä tilanteissa kannattaa aina varmistaa, mitä aineistoa tarvitaan.
Milloin tilinpäätös on ajankohtainen?
Tilinpäätös tulee normaalisti laatia viimeistään kolme–neljä kuukautta tilikauden päättymisen jälkeen. Useimmille kalenterivuotta noudattaville yrityksille tämä tarkoittaa, että tilinpäätöstä varten tarvittava aineisto tulee toimittaa tammikuussa.
Koska suurimmalla osalla Bäck & Vilénin asiakkaista tilinpäätös tehdään samaan aikaan, on yrityksellä paljon tehtävää lyhyessä ajassa. Toimittamalla aineiston ajoissa voit välttää turhaa stressiä – sekä itsellesi että kirjanpitäjällesi – ja varmistaa, että tilinpäätös valmistuu määräajassa.
Jos aineistoa puuttuu tai se on puutteellista, olemme aina yhteydessä. Huomioithan kuitenkin, että:
- Asiakas vastaa siitä, että tiedot toimitetaan ajoissa.
- Myöhästynyt tuloveroilmoitus voi johtaa maksuihin.
- Toistuvat myöhästymiset useana vuonna peräkkäin johtavat korkeampiin maksuihin (koskee kaupparekisteriä).
1. Kirjanpitoaineisto
Kaikki kuluneeseen tilikauteen liittyvä aineisto tulee sisällyttää tilinpäätökseen. Huomaathan, että osa laskuista kuuluu tilikaudelle, vaikka ne maksettaisiin vasta myöhemmin. Tämä koskee esimerkiksi sähkö-, puhelin- ja internetlaskuja, jotka laskutetaan jälkikäteen.
- Kaikki laskut ja kuitit
- Jälkikäteen laskutettavat kulut, esimerkiksi sähkö, puhelin ja internet
- Menot tai tulot, jotka eivät ole kulkeneet yrityksen pankkitilin kautta (esim. käteismaksut) – näitä emme saa näkyviin muuten kuin tositteiden/kuittien kautta, jotka saamme sinulta
Muu aineisto, joka tarvitaan tilinpäätöstä varten:
- Kassasaldo tilinpäätöspäivänä (jos yritys käsittelee käteistä)
- Kassa tulee laskea.
- Saldo, päivämäärä ja laskijan nimi tulee dokumentoida.
- Matkalaskut (päivärahat, kilometrikorvaukset), joita ei ole toimitettu aiemmin vuoden aikana
- Tiliotteet kaikista yrityksen pankkitileistä
- Älä unohda harvemmin käytettyjen pankkitilien tiliotteita!
2. Varasto
Jos yrityksellä on varasto, varaston inventointi tulee tehdä tilikauden viimeisenä päivänä, eli kalenterivuotta noudattavilla 31.12.
- Inventointi koskee myytäviä tuotteita (ei käyttöomaisuutta, kuten pöytiä ja tuoleja).
- Tuotteet ilmoitetaan ilman arvonlisäveroa, nettohankintahintaan.
- Inventoinnin tulee olla päivätty ja allekirjoitettu.
Joissakin tapauksissa voidaan keskustella niin sanotusta kiinteästä varastosta, esimerkiksi seuraavissa tilanteissa:
- Kampaamot, joilla on suunnilleen vakioarvoinen tuotevarasto liikkeessä
- Sähköasentajat, joiden materiaalivarastoa ei seurata jatkuvasti
Keskustele kirjanpitäjäsi kanssa, jos arvelet, että kiinteä varasto voisi olla sinulle sopiva vaihtoehto inventoinnin sijaan.
3. Käyttöomaisuus ja kalusto
Oletko investoinut koneisiin tilikauden aikana? Onko kaikki tarvittava aineisto toimitettu kirjanpitoon? Tämä koskee muun muassa:
- Tuotantokoneita
- Autoja
- Kalliimpia toimistolaitteita (esim. monitoimitulostimet)
Tärkeää: Ilmoita kirjanpitäjälle mielellään heti (esim. sähköpostitse), jos teet vuoden aikana suurempia investointeja, jotta olemme niistä tietoisia.
4. Leasing-sopimukset
Onko yrityksellä leasing-sopimuksia? Kaikki leasing-sopimukset tulee toimittaa kirjanpitoon, mielellään heti niiden allekirjoittamisen jälkeen.
5. Vuokrasopimukset
Vuokrasopimukset – mukaan lukien mahdolliset vuokravastuut tai vuokratakuut – tulee toimittaa kirjanpitäjälle.
- Vuokrasopimuksiin voi sisältyä kymmenien tuhansien eurojen vastuita.
- Nämä vastuut tulee esittää tilinpäätöksessä.
Lyhyesti: jos allekirjoitat sopimuksen tilikauden aikana, lähetä se meille mahdollisimman pian.
6. Arvopaperisalkku / raportti arvopapereista
Jos yritys on sijoittanut osakkeisiin, rahastoihin tai kryptovaluuttoihin, tarvitsemme kirjanpitoa varten raportin omistusten arvosta tilinpäätöspäivänä. Raportit saadaan yleensä pankista. Kryptovaluuttojen osalta tarvitsemme saldoraportin tai salkkuraportin. Raportin muoto voi vaihdella sen mukaan, mitä kaupankäyntialustaa on käytetty.
7. Velkakirjat ja lainat
Kaikki lainoja koskevat asiakirjat tulee toimittaa kirjanpitoon, esimerkiksi:
- Velkakirjat
- Lainasopimukset pankeilta tai muilta tahoilta (lainan vakuudet, panttaukset, yrityskiinnitykset)
- Maksuohjelmat
8. Vakuutusyhtiöiden tilitysraportit
Lakisääteiset vakuutukset jaksotetaan tilinpäätökseen. Lakisääteiset vakuutukset voidaan maksaa joko etukäteen tai jälkikäteen. Kaikki vielä maksamattomat vakuutukset toimitetaan tilinpäätöksen aineistoksi. Mahdollinen vakuutusyhtiön vuosiraportti tulee myös toimittaa kirjanpitäjälle.
Maksamattomia vakuutuslaskuja, tilitysraportteja tai oikaisulaskuja tarvitaan seuraavista:
- YEL
- TyEL
- Työttömyysvakuutus
- Tapaturmavakuutus ja ryhmähenkivakuutus
Yhteenveto – tilinpäätöksen tarkistuslista Suomessa toimiville yrityksille
Mitä aikaisemmin ja mitä täydellisempänä aineisto toimitetaan, sitä sujuvammin tilinpäätösprosessi etenee. Kirjanpitäjä tarvitsee kaiken aineiston voidakseen laatia tilinpäätöksen määräajassa ja jotta vältyt turhilta maksuilta. Älä epäröi ottaa yhteyttä, jos jokin tuntuu epäselvältä – autamme mieluummin “liikaa” kuin liian vähän.