Paikallinen perheyritys BBJ Kaivu Oy tarjoaa maanrakennusalan kokonaisratkaisuja, joihin sisältyvät mm. vesi- ja viemärijohdot, tiet sekä kiinteistöjen ja hallien perustukset. Palveluihin kuuluvat myös ruoppaukset sekä erilaisten maa- ja kiviainesten, kuten soran ja pintamaiden, kuljetukset. Työkohteet sijaitsevat pääasiassa Pohjanmaalla, mutta yrityksellä on monia projekteja myös pääkaupunkiseudulla.
Viime vuosina BBJ Kaivu on kasvanut voimakkaasti ja tähtää nyt maantieteellisesti suuremmille markkinoille. Viidessä vuodessa he ovat onnistuneet yli kaksinkertaistamaan liikevaihtonsa. Samalla on toteutettu sukupolvenvaihdos ja toimitusjohtaja Simon Burman on saanut osakseen enemmän vastuuta kasvavassa liiketoiminnassa.
– Olemme kasvaneet vähitellen ja työllistämme tällä hetkellä noin 15 henkilöä. Kasvun myötä myös paperitöiden määrä on lisääntynyt huomattavasti.
Tästä syystä BBJ Kaivu päätti viime vuonna tehdä ison investoinnin digitalisointiin. Osana tätä muutosta he ottivat kirjanpitäjänsä Bäck & Vilénin avustuksella käyttöönsä sähköisen Fennoa-kirjanpito-ohjelman. Samassa yhteydessä otettiin käyttöön työntekijöille tarkoitettu työajan raportointiohjelma.
– Halusimme helpottaa ja yksinkertaistaa kirjanpitoa ja laskutusta. Ajatuksena oli, että voisimme keskittyä vähemmän paperitöihin ja saada sen sijaan lisää aikaa omaan työhömme.
Perinteisen paperisen kirjanpidon sijaan yhtiöllä on nyt kaikki aineistot ja taloushallinnon toiminnot yhdessä ja samassa ohjelmassa. Myös työajan raportointi on integroitu Fennoaan. Kirjanpitoprosessi on nyt entistä tehokkaampi, Burman toteaa.
– Sähköiseen kirjanpitoon siirtyminen ja paperityöstä luopuminen on tuonut meille valtavasti ajansäästöä. Säästämämme ajan voimme käyttää nyt tehokkaasti siihen, missä olemme hyviä. Kirjanpidon sähköistäminen oli iso askel, mutta se on helpottanut meitä suunnattomasti. Näin jälkikäteen ajateltuna se olisi pitänyt tehdä jo ajat sitten!
Fennoa antaa Burmanille myös parempia työkaluja yrityksen liiketoiminnan johtamiseen. Ohjelma on verkkopohjainen ja sen käyttämiseen tarvitaan ainoastaan internetyhteys.
– Seuranta on nopeampaa ja voin nähdä reaaliajassa, miten yrityksellä kulloinkin menee. Missä tahansa olenkin, voin kirjautua sisään tarkastelemaan ja maksamaan laskuja ja saada näin työt etenemään.
Sujuva siirtymäprosessi
Siirtyminen paperikirjanpidosta sähköiseen kirjanpitoon sujui lopulta vaivattomasti, Burman toteaa.
– Prosessi sujui hyvin ja aloittaminen oli helppoa. Kunpa vain olisimme ottaneet sen käyttöön jo aikaisemmin. Kirjanpitäjämme, Gabriella, on tukenut meitä koko siirtymäprosessin ajan. Myös Håkan on auttanut meitä paljon, varsinkin Fennoan käytön aloittaessamme.
BBJ Kaivu on ollut Bäck & Vilénin asiakas yli 10 vuoden ajan. Fennoaan siirtymisen lisäksi tilitoimisto on auttanut yhtiötä digitalisointihankkeen rahoituksen varmistamisessa sekä antanut tukea ja konsultaatiota sukupolvenvaihdoksessa. Bäck & Vilén hoitaa myös BBJ Kaivun palkanlaskennan.
– Olemme olleet erittäin tyytyväisiä yhteistyöhön. Gabriella on hoitanut kaiken taidolla. Voimme soittaa hänelle mihin aikaan päivästä tahansa ja hän vastaa aina puheluihimme.
– Eräs tilintarkastaja totesi kerran minulle: ”Simon, sinun on ehkä parasta vain ajaa kaivinkonetta” – ja siinä hän oli aivan oikeassa, Burman naurahtaa. Voin lämpimästi suositella myös muille yrityksille siirtymistä sähköiseen kirjanpitoon, jotta he voivat keskittyä siihen, minkä he osaavat parhaiten.
Kuvassa: Simon Burman/BBJ Kaivu
