Aktuellt

Förenkla bokföringen! Digital bokföring hjälper dig att arbeta snabbare och smartare

Att digitalisera bokföringen gör livet lite enklare för dig. Bokföringen blir mera lättskött när all nödvändig information och material finns på ett och samma ställe och du får mer tid över till annat.  Det går snabbare att betala räkningar och blir lättare att hålla ordning på kvitton. Du kan enkelt följa upp att kunderna betalar dina fakturor i tid och får en bättre inblick i ditt företags ekonomi.

Är du också trött på borttappade kvitton och arbetsamt pappersarbete? Då kanske det är dags för en förändring. Läs vidare om fördelarna med ett digitalt webbaserat bokföringssystem!

Jobba snabbare och smartare

Det bästa systemet är alltid det som fungerar för dig. Pappersarbete är tidskrävande och ju mer papper du har att hantera desto snabbare kommer du att märka av fördelarna med ett digitalt bokföringssystem. Du slipper oroa dig för dubbelbetalningar och borttappade eller bortglömda fakturor när allt finns lagrat i systemet.

Då du jobbar snabbare och smartare har du bättre koll, det administrativa arbetet minskar och du hinner med mer. I vissa fall betalar programmet in sig självt bara genom minskade förseningsavgifter säger Johan Hällmark, VD Bäck & Vilén.

– Det ”interna arbetet” i många småföretag blir ofta framskjutet till fördel för annat arbete. Det rör allt från att betala räkningar, skicka fakturor, följa upp kundernas betalningar och göra reseräkningar till att hålla ordning på kvitton och andra viktiga papper. Med ett digital bokföringssystem får du en bra rutin för att handskas med dessa. Ju enklare och närmare det finns till hands desto enklare känns det, och desto större chans är det att arbetet blir gjort.

När du övergår till digital bokföring ökar samarbetet med bokföringsbyrån, vilket i sin tur minskar din arbetsmängd. Bokföraren har tillgång till uppgifterna och hittar snabbt den information som behövs utan att behöva be och påminna om dem. ”Ti arbeit ilag” har också andra fördelar. Med ett gemensamt bokföringsprogram kan bokföraren till exempel hoppa in och vikariera vid behov samt sköta olika uppgifter åt dig.

– Det här ger oss möjlighet att hjälpa kunden på ett helt annat sätt. Och bokföringen blir gjord i tid!

Även om du föredrar att göra det mesta själv så har du allt att vinna på att flytta bokföringen till molnet. Med en inloggning har du när som helst själv tillgång till resultat och balansräkning, kassaflödesuppföljning, fakturering och inköp samt nödvändiga register, och behöver inte fråga bokförare eller löneräknare om dessa. Du sparar tid och besvär, och får bättre koll på företagets ekonomi – vad är nu bättre än det?

Ju enklare och närmare det finns till hands desto större chans att det blir gjort.

– Johan Hällmark, Bäck & Vilén

Få betalt för ditt arbete och betala räkningar med ett klick

En fördel med digital bokföring är att allt är uttänkt på förhand, exempelvis vad gäller fakturering och betalning. Gör du en offert via systemet så kan du med några klick fakturera för ditt arbete när det är klart eller när kunden godkänt offerten. Inköpsfakturan kommer in i systemet som e-faktura och med ett par klick kan du granska och godkänna fakturan till betalning. Sedan är det klart! Du behöver varken logga in till nätbanken, mappa in eller skicka papper till bokförare eftersom allt redan finns i systemet.

Digitala bokföringsprogrammet Fennoa fungerar precis så här. Allt material som behövs för bokföring och personaladministration finns i programmet och du har genast åtkomst till det, förklarar Tapio Kakko, kundchef på Fennoa.

– På försäljningssidan är situationen så i realtid som den kan vara vilket underlättar kassaflödesuppföljningen. Du ser förfallna fakturor och påminnelser och kan skapa återkommande fakturor vid behov. Vad gäller löneräkning så kan de anställda själva mata in arbetstimmarna i programmet och förmannen kan godkänna dem. Att mata in uppgifterna på fler ställen eller mejla dem behövs alltså inte.

En uppskattad funktion är också möjligheten att skicka e-fakturor, tillägger Håkan Fors, ledande löneräknare Bäck & Vilén.

– Många tror att det är svårt att skicka e-fakturor men faktum är att det är både snabbare, smidigare och billigare än att skicka fakturan på posten. Det är också säkrare, och eftersom allt görs via programmet kan du sköta allt själv.

Egna program eller faktureringssystem inget hinder

Vissa branscher och företag har specialkrav för vilka det krävs branschspecifika program. Hälso- och sjukvården är ett exempel på detta, samt företag vars lagersaldon är kopplade till faktureringssystemet. Även i de fall man har egna program eller faktureringssystem går det bra att ta i bruk ett gemensamt bokföringsverktyg hos Bäck & Vilén, säger Johan.

– Om det egna systemet inte kan skicka e-fakturor kan vi integrera det med exempelvis Fennoa så att fakturan skapas i det egna programmet men skickas via Fennoa. Därefter är också enkelt att automatisera uppföljningen av betalningarna, påminnelser och överföring till indrivning.

– Den största nyttan är när kunden själv kan ta del av funktionerna och allt sköts tillsammans eller i ett integrerat system. All information finns på ett ställe och behöver bara matas in en gång, och du har tillgång till den genast och var du än befinner dig, tillägger Fennoas Tapio Kakko.

Till exempel på fabriksgolvet, eller i grävmaskinen. Eftersom programmet är molnbaserat är allt du behöver en internetuppkoppling för att sköta bokföringen, och du slipper dyra programkostnader. Fennoa är endast tillgängligt via auktoriserade bokföringsbyråer som Bäck & Vilén.

All information finns på ett ställe och behöver bara matas in en gång. Du har tillgång till den genast och var du än befinner dig.

– Tapio Kakko, Fennoa

Det är enkelt att komma i gång

Programmet skräddarsys för att fungera på det sätt ni vill. Vi går igenom vem som ska ha tillgång till programmet och vilka rättigheter de ska ha, ordnar med användarnamn och lösenord och håller en inskolning så att ni snabbt och enkelt kommer i gång.

– Kunderna brukar vara förvånade över hur enkelt det är att komma i gång. När beslutet väl är taget märker de allra flesta att det var mycket enklare att börja använda digital bokföring än de trodde, säger Johan och Håkan.

– Fennoa har fått beröm för hur tydligt och lättanvänt programmet är, kunderna behöver sällan fråga om råd från sin bokförare gällande användningen. En vanlig kommentar är hur mycket tid de sparar, ”Varför har vi inte tagit i bruk det här redan tidigare?” är nog den bästa feedbacken jag fått, säger Tapio. Jag vill uppmana företag att modigt prova på programmets funktioner. Klarar man av att använda nätbanken till exempel, så är jag säker på att användningen av Fennoa går smidigt.

Det här låter som något för mig – hur går jag till väga?

Kontakta oss och berätta hur din situation ser ut. Om du inte vet vad du borde göra eller i vilken ordning, så ger vi dig ett konkret förslag. Vi finns med som stöd och hjälper både vid uppstart och alltid när det behövs. Våga prova, hälsar Johan och Håkan.

Vi erbjuder följande program för digital ekonomiförvaltning:

  • Fennoa
  • Netvisor
  • DL Software
  • Heeros

Läs mer om digital bokföring och ekonomiförvaltning här.