När Bäck & Vilén för två år sedan köpte Pörtom Bokföringsbyrå övergick verksamheten med såväl anställda som kunder till den nya ägaren. En av de kunder som följde med i flytten är NordWest Engineering, som är expert på infrakartläggning och granskningsmättjänster.
Möjligheten att övergå till digital bokföring var en av de största förändringarna som bytet till Bäck & Vilén medförde. Det var efterlängtat, berättar Kim Nordman som är vd och en av grundarna till NordWest Engineering.
– Vi har varit kunder hos Pörtom Bokföringsbyrå sedan vi startade vårt företag för 16 år sedan. Varje månad har vi fört kvitton och annat bokföringsmaterial till byrån. Vi ville ha en digital lösning för att spara tid och kunna ha allt material samlat och lättillgängligt på ett och samma ställe. Den digitala bokföringen i Fennoa som Bäck & Vilén erbjöd visade sig passa oss bra.
Ganska snabbt efter övergången påbörjades arbetet med att överföra bokföringen till Fennoa och göra den helt elektronisk. Samtidigt tog man i företaget, som idag har runt 15 anställda, beslut om att outsourca även löneräkningen till Bäck & Vilén.
– Vi fick en bra användarskolning och övergången gick smidigt, berättar Kim.
– Förstås blir det fel ibland men hjälpen är aldrig långt borta. När vi kontaktar bokföringsbyrån tar de tag i det och löser det direkt. Vi är särskilt nöjda med deras kundtjänst och respons vad gäller det digitala och Fennoa, undrar jag över något så är de snabba på att reagera.
Många fördelar med digital bokföring – minimerar onödigt arbete
Målsättningen med att spara tid har också uppnåtts, konstaterar Kim. Mindre tid går nu åt till administrativa uppgifter, att räkna och betala löner samt att fakturera och betala räkningar. Det blir mer tid över till att koncentrera sig på arbetet.
– En konkret fördel är att våra anställda inte längre behöver lämna in kvitton till mig när de köpt något för egna pengar. Nu tar de ett foto av kvittot och jag kan betala åt dem direkt.
Bokföringsmaterialet går numera snabbt att samla ihop och tack vare att bokföringen är digital har Kim tillgång till den även efter att bokföraren fått materialet, vilket han uppskattar.
– Jag har en bättre överblick och ser resultat och utgifter direkt och i realtid. Jag kan också följa upp och åtgärda problem tidigare än förut. Då alla fakturor kommer till Fennoa via e-fakturering innebär det också att mängden post vi får är så gott som obefintlig numera.
Kontakten till bokföringsbyrån har inte tagit skada av att Kim numera sällan har orsak att besöka vare sig Pörtom- eller Vasakontoret.
– Det fungerar smidigt och bra och de är alltid snabba på att svara när vi kontaktar dem. Det märks att de på Bäck & Vilén är måna om att hjälpa och vara tillgängliga för kunden.
Läs mer
Förenkla bokföringen! Digital bokföring hjälper dig att arbeta snabbare och smartare
Digital satsning ger BBJ Gräv tid att fokusera på det de gör bäst
